Inzageverzoek AVG: ook reeds bekende stukken moeten worden verstrekt

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben werknemers recht op inzage in de persoonsgegevens die de werkgever van hen verwerkt, onder meer door verstrekking van een kopie van stukken. Een dergelijk verzoek moet de werkgever ook inwilligen als het gaat om stukken die al eerder aan de werknemer zijn verstrekt, zo volgt uit een recente uitspraak van Rechtbank Den Haag (ECLI:NL:RDBHA:2018:10910).

De werknemer in kwestie is arbeidsongeschikt. De re-integratie verloopt, kort gezegd, niet soepel en uiteindelijk gaat de werkgever over tot een loonstopzetting. De advocaat van de werknemer vraagt bij de werkgever het personeelsdossier op. Werkgever stuurt daarop een gedeelte van het dossier toe: de arbeidsovereenkomst, het ziekteverzuimreglement en de vergunning van de werkgever op grond van de Drank- en Horecawet.

Werknemer wil echter het volledige dossier ontvangen, mede met het oog op een te starten mediationtraject. De werkgever blijft echter afgifte van het volledige dossier weigeren. Uiteindelijk start de werknemer een kort geding, waarin hij een beroep doet op het inzagerecht van artikel 15 AVG.

In de procedure stelt de werkgever dat zij de ontbrekende stukken uit het personeelsdossier niet aan de werknemer hoeft te geven omdat a) hij al eerder een kopie van die stukken heeft ontvangen of b) dat hij al bekend is met de gegevens die daarin staan.

De rechter acht dit geen legitieme grond voor weigering van de stukken. In de beoordeling betrekt de kantonrechter de volgende aspecten:

• Het transparantiebeginsel is een belangrijk uitgangspunt van de AVG: iedereen moet in gelegenheid zijn om persoonsgegevens die over hem zijn verzameld in te zien, om dat recht eenvoudig en met redelijke tussenpozen uit te oefenen, zodat hij zich van de verwerking op de hoogte kan stellen en de rechtmatigheid kan controleren (zie ook overweging 63 van de AVG).
• Artikel 15 AVG geeft daarom recht op inzage én op een kopie van de persoonsgegevens, zonder daaraan andere beperkingen te verbinden dan “de rechten en vrijheden van anderen”.
• Het recht op inzage kan slechts in een beperkt aantal gevallen worden geweigerd. Voor Nederland is dit nader uitgewerkt in de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Een inzageverzoek kan bijvoorbeeld worden geweigerd als dat noodzakelijk en evenredig is voor de waarborging de nationale veiligheid, onderzoek naar strafbare feiten, de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen en de inning van civielrechtelijke vorderingen (artikel 41 UAVG).
• Of de gevraagde documenten al eerder zijn verstrekt aan de werknemer of dat hij al bekend zou zijn met de daarin opgenomen persoonsgegevens, is dus géén grond om een inzageverzoek te weigeren.
• Artikel 15 lid 3 AVG bepaalt dat de werkgever voor het verstrekken van bijkomende kopieën geen andere kosten in rekening mag brengen dan een ‘redelijke vergoeding’ op basis van de administratieve kosten. Volgens de rechter volgt ook uit deze bepaling dat een werknemer mag vragen om stukken die eerder (ooit eens) zijn verstrekt.

De rechter concludeert dat de werknemer recht heeft op ontvangst van de ontbrekende stukken. De werkgever wordt veroordeeld tot verstrekking van die stukken, onder last van dwangsom.

Conclusie

In de praktijk komt het met regelmaat voor dat werknemers eerder ontvangen stukken kwijt raken. Denk aan beoordelingsverslagen van jaren terug. Er kan een moment komen waarop de werknemer die stukken alsnog nodig heeft, bijvoorbeeld tijdens een arbeidsconflict. Met een beroep op het inzagerecht van artikel 15 AVG kan de werknemer een kopie van die stukken opvragen. Uit de uitspraak volgt, dat de werkgever die afgifte dan niet kan weigeren onder het mom dat stukken al eerder zijn verstrekt.

Aan de behandeling van een inzageverzoek stelt de AVG een reeks (formele) eisen, waaronder een reactietermijn van één maand en een overzicht van te verstrekken informatie. Niet (tijdige) naleving daarvan kan leiden tot oplegging van forse boetes. Anderzijds is het klakkeloos verstrekken van gevraagde kopieën voor de werkgever niet risicovrij. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een situatie waarin verstrekking van die informatie de positie van de onderneming schaadt of belemmerend werkt voor de opsporing van strafbare feiten (binnen de onderneming).

Het is daarom aan te bevelen dat inzageverzoeken worden behandeld op basis van een protocol, door een daarvoor aangewezen afdeling binnen de onderneming. Zo wordt grip gehouden op de termijnen en de wijze waarop aan het verzoek gehoor wordt gegeven. Tegelijkertijd kan dan zorgvuldig worden afgewogen of er redenen zijn om het inzageverzoek (deels) te weigeren.

Wilt u meer weten? Of kunnen wij u helpen bij het opstellen van een inzageprotocol? Neemt u dan contact op met Suzan Wolters of één van de andere leden het Privacy-team van BANNING.