Inzage emailbox vereist instemming ondernemingsraad

dinsdag, 28 januari 2014

Wanneer een werkgever het voornemen heeft om een personeelsvolg- of informatiesysteem in te voeren, zoals aanwezigheidsregistratie, gebruik van een telefoon, outputregistratie, camerabeelden, controleren van email en/of internetgebruik en dergelijke, dient de werkgever eerst de instemming van de ondernemingsraad te ontvangen. In een uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam stond de vraag centraal of voor het door de gemeente Amsterdam Dienst Werk en Inkomen (DWI) genomen besluit, zijnde een instructieregeling voor het inzien van een emailbox bij afwezigheid van een medewerker, al dan niet voorafgaande instemming van de Ondernemingsraad noodzakelijk was.

__________

De ondernemingsraad (“OR”) heeft instemmingsrecht op grond van artikel 27 Wet op de Ondernemingsraden over besluiten met betrekking tot personeelscontrolesystemen. Voorbeelden van personeelscontrolesystemen zijn: camera’s, prikklokken, logbestanden. Vaak betreft het zowel een personeelscontrolesysteem als een personeelsregistratiesysteem. Dat laatste is het geval als de informatie zoals beelden die verkregen worden door het controlesysteem worden bewaard en/of geregistreerd. Ten aanzien van de controle op email en internetgebruik van werknemers heeft het College Bescherming Persoonsgegevens (“CBP”) een zogenaamde raamregeling ontwikkeld. Daarnaast heeft het CBP een checklist voor de ondernemingsraad voor gebruik van email en internet op de werkplek ontwikkeld.

Feiten

In de zaak tussen gemeente Amsterdam DWI en de ondernemingsraad stond de vraag centraal of de instructieregeling van DWI die inhield dat bij afwezigheid van een werknemer de teammanager over kon gaan tot het inzien van de emailbox van de afwezige werknemer, al dan niet de instemming van de ondernemingsraad behoefde. DWI vond dat haar besluit niet instemmingsplichtig was. De OR was het daar niet mee eens en wendde zich tot de Kantonrechter.

Uitspraak Kantonrechter en Gerechtshof

Op grond van de instructieregeling moesten medewerkers van DWI een collega of de teammanager machtigen om deze bij afwezigheid van langer dan 1 dag toegang te verschaffen tot hun emailbox. Daarnaast hield deze regeling in dat wanneer de medewerker geen machtiging verleende, of bij onverwachte afwezigheid van langer dan 1 dag, de teammanager alsnog via het bedrijfsbureau toegang tot de emailbox kon krijgen. Volgens de OR zag deze tweede situatie op een “voorziening” die geschikt is voor waarneming van of controle op gedrag en prestaties van de werknemers, waardoor de instructieregeling instemmingsplichtig was. De Kantonrechter stelt de OR in het gelijk.

In het door DWI ingestelde hoger beroep komt het Gerechtshof te Amsterdam tot hetzelfde oordeel.

Het Hof overweegt dat in dit geval niet louter sprake is van menselijk toezicht zonder dat gebruik wordt gemaakt van een technisch ofadministratief hulpmiddel. Het Hof doelt dan op de tweede situatie, dus wanneer een door de medewerker verstrekte machtiging ontbreekt ontvangt de teammanager desgevraagd van het bedrijfsbureau alsnog toegang tot de emailbox van de afwezige medewerker. Bovendien, zo overweegt het Hof, is sprake van een voorziening die de teammanager in staat stelt om in het emailbestand van de medewerker te kijken en zich aan de hand van de inhoud van dat emailbestand een beeld te vormen van het gedrag en de prestaties van de betrokken (afwezige) medewerker. Tot slot gaat het in dit geval niet om een incidenteel geval van controle, maar om een algemene mogelijkheid voor de teammanager en daarmee dus ook voor DWI om bij het ontbreken van een door de medewerker verstrekte machtiging alsnog toegang te krijgen tot de emailbox van de afwezige medewerker. Het Hof oordeelt dat DWI voorafgaand aan het vaststellen van die instructieregeling instemming had moeten vragen aan de OR. Omdat DWI tussen de procedure in eerste aanleg en het hoger beroep vast is blijven houden aan het besluit, legt het Gerechtshof een verbod op aan DWI tot het nog langer uitvoeren van het besluit.

Conclusie

Zodra werkgever aldus van plan is om een instructieregeling in te voeren waarin (tevens) gebruik wordt gemaakt van een technische voorziening die gericht is op of geschikt is voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de medewerkers, dan dient eerst instemming van de OR te zijn verkregen. Dat geldt overigens ook wanneer het systeem weliswaar als zodanig niet wordt gebruikt in de praktijk, maar daartoe wel geschikt kán zijn. Ook dan is dat een personeelscontrolesysteem en dus instemmingsplichtig.