AP publiceert beleidsregels 'De zieke werknemer'

woensdag, 11 mei 2016

De Autoriteit Persoonsgegevens (‘AP') heeft onlangs beleidsregels‘ de zieke werknemer’ of voluit ‘Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers’ gepubliceerd. Gegevens over de gezondheid van werknemers zijn bijzondere persoonsgegevens en kunnen, als deze niet goed worden verwerkt, verregaande gevolgen hebben voor de privacy van werknemers. Deze beleidsregels vervangen de versie uit 2008 die toe waren aan een update.

De beleidsregels beginnen met een uiteenzetting van het juridische kader. Aansluitend worden een aantal categorieën van gegevens behandeld. Het betreft:

  • De sollicitatieprocedure (o.a. wordt ingegaan op de vraag wat een toekomstig werkgever mag vragen in een sollicitatiegesprek)
  • De ziekmelding (welke gegevens mag je vragen als werkgever?)
  • Ziekteverzuimbegeleiding/re-integratie
  • Bewaartermijnen (over gegevens van de zieke werknemer)

Per onderwerp geven de beleidsregels aan welke gegevens over de gezondheid van werknemers door werkgevers verwerkt mogen worden. Dit luistert nauw.

Zo mag een werkgever in het kader van een ziekmelding enkel de volgende gegevens over de gezondheid van de werknemer vragen en noteren:

  • Telefoonnummer en verpleegadres;
  • Vermoedelijke duur van het verzuim;
  • Lopende afspraken en werkzaamheden;
  • Of de werknemer onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
  • Of de ziekte verband houdt met een ongeval;
  • Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is.

Als sprake is van verzuimbegeleiding of re-integratie wordt deze lijst natuurlijk uitgebreider.

 Belangrijk voor werkgevers om te onthouden is dat andere gegevens niet gevraagd mogen worden ook al geeft de werknemer hiervoor toestemming. In de praktijk zien we dit vaker voorkomen. De gedachte is dan, als de werknemer ermee instemt, dan heb ik als werkgever zuiver en conform de wet gehandeld. Met gebruik van toestemming als grondslag voor gegevensverwerking dient in een arbeidsrelatie bijzonder terughoudend te worden omgegaan. Omwille van de gezagsverhouding die bestaat wordt niet snel aangenomen dat sprake is van een daadwerkelijk vrije wilsuiting. Toestemming kan bovendien ook altijd weer worden ingetrokken.

Nuttig is ook de concrete handreiking bij de bewaartermijnen. Artikel 10, lid 1, Wet bescherming persoonsgegevens (‘ Wbp’ ) bepaalt dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk voor verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Artikel 10 Wbp is van toepassing op alle bewaartermijnen voor zover ze niet onder een andere wettelijke regeling vallen. De wet laat het in beginsel aan de verantwoordelijke zelf in te vullen wat een passende bewaartermijn is. De beleidsregels bieden een welkome concrete handreiking op dat punt.

 

Meer weten? Neem vrijblijvend contact op met Silvia Vinken.