Scholen moeten aanbestedingsrecht naleven

Het gerechtshof ’s-Hertogenbosch heeft erop gewezen dat drie onderwijsinstellingen bij de inkoop van leermiddelen en onderwijsdiensten het aanbestedingsrecht goed moeten naleven om kostbare procedures te voorkomen. Scholen die hier te lichtzinnig over denken, kunnen zoals in deze drie zaken opnieuw moeten beginnen.

Vorig jaar hielden drie scholen een Europese openbare aanbestedingsprocedure onder de Aanbestedingswet 2012 (“Aw”) voor de inkoop van leermiddelen en onderwijsdiensten. Uit deze zaken zijn twee belangrijke aandachtspunten voor de praktijk naar voren gekomen.

Mag een aanbesteder geheimhouding en boetes opleggen met betrekking tot aanbestedingsstukken? De scholen wilden de aanbestedingsstukken alleen onder bepaalde voorwaarden beschikbaar stellen aan marktpartijen, waarbij gegadigden bijvoorbeeld een geheimhoudingsverklaring moesten ondertekenen. Dit is niet toegestaan en een marktpartij heeft hier succesvol een klacht over ingediend bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

Wat is de maximale looptijd voor een raamovereenkomst? Het gerechtshof heeft geoordeeld over de reikwijdte van een raamovereenkomst en benadrukt dat deze niet langer dan vier jaar mag zijn, tenzij anders gemotiveerd. Het is ook niet toegestaan voor de aanbesteder om substantiële wijzigingen aan te brengen in de voorwaarden tijdens de looptijd. In de praktijk maken veel overheidsinstellingen gebruik van raamovereenkomsten.

In een specifieke zaak hebben de scholen betoogd dat er geen sprake was van een raamovereenkomst vanwege een vermeende vaste afnameverplichting in de offerteaanvraag. Het hof heeft dit betoog echter niet gevolgd en aangegeven dat het niet noodzakelijk is om vooraf te weten wat en wanneer er afgenomen zal worden voor het bestaan van een raamovereenkomst.

De scholen moeten als zij de met de raamovereenkomst gemoeide opdrachten nog willen uitvoeren, opnieuw aanbesteden vanwege de niet-naleving van de maximale termijn. Dit kan aanzienlijke gevolgen hebben in termen van tijd, geld en energie.

Wil je meer weten over de Aanbestedingswet 2012? Neem contact op met de gespecialiseerde advocaten Martijn Jongmans of Adriaan Buyserd.