Intern beraad en het inzagerecht

Bij vergaderingen worden geregeld persoonlijke meningen en gedachten over andere personen op tafel gegooid. Mag een betrokkene, de persoon over wie de meningen en gedachten gaan, een inzageverzoek doen ten aanzien van de vastleggingen hiervan? Het Gerechtshof Den Haag deed daar onlangs een uitspraak over. Het inzageverzoek zag op documenten van een kerk waarin, volgens de betrokkene, met smaad en laster werd gesproken over haar.

De uitspraak

In de uitspraak komen, kort gezegd, drie vragen aan bod, namelijk (i) of er sprake is van persoonsgegevens in de zin van de AVG, (ii) in welke vorm inzage moet worden gegeven, en (iii) of er sprake is van uitzonderingen op het recht op inzage. De eerste vraag wordt bevestigend beantwoord. Met betrekking tot de tweede vraag, verwijs ik graag naar een eerdere blog van ons kantoor. In deze blog zal ik enkel ingaan op de derde vraag.

Uitzondering: rechten en vrijheden van anderen

Het recht op inzage van de betrokkene wordt geregeld in artikel 15 AVG. Ingevolge lid 4 van dat artikel mag het inzagerecht geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van anderen (dit volgt eveneens uit art. 23 lid 1(i) AVG). Dit brengt bijvoorbeeld met zich mee dat persoonsgegevens van andere personen bij een eventuele verstrekking van een afschrift onleesbaar of geanonimiseerd dienen te worden. In de uitspraak van het Gerechtshof benoemt de rechter daarnaast dat de rechten en vrijheden van anderen met zich mee kunnen brengen dat, na een belangenafweging, de conclusie kan zijn dat de betrokkene geen inzage krijgt in de gegevens.

Interne stukken

De kerk heeft tegen het inzageverzoek van betrokkene opgeworpen dat de inzage kan worden afgewezen voor zover het “interne stukken” betreft, bestaande uit “interne notities/correspondentie die de persoonlijke gedachten van leden van de Kerkenraad bevatten en uitsluitend zijn bedoeld voor persoonlijk gebruik”. Het Gerechtshof verwerpt dit beroep in zoverre dat de AVG (evenals de Wbp) geen specifieke uitzondering op het inzagerecht bevat voor “interne stukken”. Het uitgangspunt dient derhalve, volgens het Gerechtshof, te zijn dat de betrokkene in beginsel recht heeft op inzage in interne stukken, waarbij de kerk de inzage mag beperken voor zover dit noodzakelijk is voor de vrijheden en rechten van anderen.

Andere rechtspraak

In andere, oudere, rechtspraak lijken rechters echter een restrictievere uitleg te geven aan de omvang van het inzagerecht in “interne stukken”. Zo heeft de Rechtbank Den Haag in 2005 het volgende geoordeeld:

“De stukken zijn, zo maakt de rechtbank op uit het bestreden besluit en uit de inhoud van de stukken zelf, alleen bedoeld voor intern gebruik. Niet alleen met het oog op een juiste uitoefening van verweerders taak, maar ook met het oog op het algeheel functioneren van diens organisatie, is naar het oordeel van de rechtbank van belang dat de bij of voor verweerder werkzame personen binnen diens organisatie in vrijheid hun gedachten en opvattingen kunnen uiten. Dit door verweerder als “ongestoorde gedachtewisseling” aangeduide belang moet naar het oordeel van de rechtbank dan ook worden aangemerkt als een van de rechten en vrijheden die artikel 43, onder e van de Wbp beoogt te beschermen.” (Rb. ’s-Gravenhage, 27 december 2005, nr. AWB 0515365 WPD. Gepubliceerd in Uitsprakenbundel Wet bescherming persoonsgegevens, van Dijk e.a. (red.), Den Haag, SDU 2009. Zie nr. 43.2.)

De rechter heeft hier dus geoordeeld dat “interne stukken” onder de bescherming van rechten en vrijheden van anderen vallen. Dit is in lijn met een uitspraak van de Rechtbank Noord-Holland van afgelopen jaar:

“Volgens vaste jurisprudentie strekt het inzagerecht zich niet uit tot interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad (onder meer Hof Amsterdam 5 juli 2011, ECLI:NL:GHAMS:2011:BR3020; HR 29 juni 2007, ECLI:NL:HR:2007:AZ4663, ECLI:NL:HR:2007:AZ4664, ECLI:NL:HR:2007:BA3529).”

Er lijkt daarbij een onderscheid te worden gemaakt tussen interne stukken die enkel het intern overleg reflecteren en interne stukken die de uitwerking vormen van een dergelijk overleg. Dit blijkt mede uit de volgende uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam, die door de Rechtbank Noord-Holland hierboven wordt aangehaald:

“Het inzagerecht zoals neergelegd in artikel 35 Wbp geldt evenwel niet onbeperkt. Zo volgt uit de jurisprudentie (HR 29-06-2007, LJN AZ4663; HR 29-06-2007, LJN AZ4664; HR 29-06-2007, LJN BA3529; HR 24-01-2003, LJN AF0148) dat het inzagerecht zich niet uitstrekt tot interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de verantwoordelijke bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. Een uiteindelijk op grond van bedoelde interne notities opgemaakt definitief rapport valt hier wel onder.” (Gerechtshof Amsterdam, 5 juli 2011, ECLI:NL:GHAMS:2011:BR3020, r.o. 4.5.2, gevolgd door de Hoge Raad in ECLI:NL:HR:2013:BY4196).

Conclusie

De uitspraak van het Gerechtshof Den Haag stelt terecht dat de wet geen expliciete uitzondering kent voor intern beraad. Toch lijkt er ruimte te zijn voor vertrouwelijk intern beraad op basis van art. 23 lid 1(i) AVG (en art. 41 lid 1(i) UAVG). Het kunnen maken van onderscheid tussen de gedachtewisseling enerzijds en de beslissingen inclusief de onderliggende feiten anderzijds lijkt daarbij cruciaal.

Het recht op inzage van betrokkene weegt niet zonder meer op tegen het recht van anderen om in vrijheid hun gedachten en opvattingen te kunnen uiten. Dit mag echter geen vrijbrief zijn voor het (heimelijk) documenteren van subjectieve gedachten over een bepaald persoon. Bovendien kan men zich afvragen of het op schrift stellen van een gedachtewisseling zonder enige reden daartoe gerechtvaardigd is onder de AVG.

Tip:

Beperk de notulen van vergaderingen tot zakelijke en professioneel weergegeven feiten en controleer voor jezelf of het opschrijven van de informatie echt noodzakelijk is. Geef ten slotte expliciet aan op welke feiten een beslissing wordt gebaseerd om zoveel mogelijk een discussie te voorkomen over de reikwijdte van het inzagerecht.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, bijvoorbeeld over een inzageverzoek van een betrokkene? Neem dan vrijblijvend contact op met Floortje Eijdems of met één van de andere leden van het Privacy-team.