Het UBO register, wat betekent het voor u?

Introductie

Vanaf 10 januari 2020 dienen alle lidstaten van de Europese Unie het UBO-register te hebben ingevoerd. Ondernemingen gevestigd in de lidstaten van de EU zijn vanaf deze datum verplicht om hun eigenaren of de personen die zeggenschap hebben binnen de rechtspersoon in het UBO-register in te schrijven[1]. Dit is het gevolg van de vierde Europese anti-witwasrichtlijn. Doel van het register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen van geld, corruptie, belastingontduiking, fraude en/of financiering van terrorisme.

Nederland gaat deze datum niet halen. Het wetsvoorstel waarmee het UBO-register in Nederland verplicht wordt is nog in behandeling bij de Eerste Kamer. Het kabinet wil nu het UBO-register het komende voorjaar in laten gaan. In dit artikel brengen wij u graag op de hoogte van de actuele stand van zaken.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register maakt transparant wie er kort gezegd “aan de touwtjes trekt” bij rechtspersonen die in de lidstaten van de EU zijn opgericht. De UBO-registers zullen door samenwerking tussen de lidstaten onderling toegankelijk zijn. Tijdens de mondelinge behandeling van het wetsvoorstel in de Tweede Kamer is er een amendement ingediend waardoor de registratieplicht verder is uitgebreid.  Zo moeten thans ook  kerkgenootschappen hun UBO’s gaan registreren in het register.

Het Nederlandse UBO-register gaat deel uitmaken van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Een deel van de gegevens in het register wordt openbaar. Hierdoor kunnen (rechts)personen en organisaties beter geïnformeerd besluiten met wie zij zaken gaan/willen doen.

Instellingen die op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht zijn cliëntenonderzoek te verrichten worden verplicht fouten die zij in het register constateren aan de Kamer van Koophandel te melden.

UBO-register: wie is UBO?

De afkorting UBO staat voor ‘ultimate beneficial owner’, oftewel: ‘uiteindelijk belanghebbende’. De UBO is met andere woorden de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een vennootschap of een andere juridische entiteit.

Als UBO kwalificeert iedere natuurlijke persoon die:

• direct of indirect houder is van meer dan 25 procent van de (toonder)aandelen, stemrechten binnen een rechtspersoon;
•  een economisch belang heeft van meer dan 25 procent binnen een rechtspersoon bijvoorbeeld door middel van recht op uitkering van de winst, reserves of liquidatie-uitkering;
• direct of indirect op andere wijze de uiteindelijk eigenaar is van of uiteindelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon; oftewel via andere middelen de feitelijke zeggenschap over deze entiteit heeft. Denk hierbij aan de bevoegdheid om de meerderheid van de leden van het bestuur of het toezichthoudende orgaan van de vennootschap te benoemen of te ontslaan.

Pseudo-UBO

Als er op basis van deze definitie niet een natuurlijk persoon kwalificeert als UBO, moet er iemand van het leidinggevende personeel worden aangewezen als “pseudo-UBO”. Voor BV’s en (niet beursgenoteerde) NV’s zal dit doorgaans een (statutair) bestuurder zijn, voor personen-vennootschappen zal dit één van de vennoten zijn. Voor de pseudo-UBO geldt dezelfde registratieplicht als voor een echte UBO.

Voor wie geldt de UBO-registratieplicht?

In beginsel is iedere rechtspersoon (BV’s, NV’s, CV’s, personenvennootschappen, stichtingen en verenigingen) die in Nederland is gevestigd of toebehoort aan een buitenlandse vennootschap met een hoofd- of nevenvestiging in Nederland, verplicht om haar UBO’s in het Nederlandse UBO-register in te schrijven.

Beursgenoteerde vennootschappen (en 100% dochtervennootschappen daarvan) zijn uitgezonderd van de UBO-registratie, omdat voor hen al openbaarmakingsverplichtingen gelden vanuit het beurstoezicht. Ook verenigingen die geen onderneming drijven zijn uitgezonderd.

De UBO-registratieplicht gaat derhalve gelden voor:

• BV’s en (niet-beursgenoteerde) NV’s;
• overige rechtspersonen; stichtingen (ook een stichting administratiekantoor), verenigingen (met volledige rechtsbevoegdheid en verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid die een onderneming drijven), onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties;
• personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen;
• rederijen;
• Europese naamloze vennootschappen (SEs);
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCEs); en
• Europese economische samenwerkingsverbanden;
• Kerkgenootschappen.

De registratieplicht zal niet gelden voor beursgenoteerde vennootschappen, eenmanszaken, publiekrechtelijke rechtspersonen, verenigingen van eigenaren en enkele historische rechtspersonen (gilden, fundaties, hofjes ed.).

Daarnaast worden UBO’s van buitenlandse ondernemingen niet opgenomen in het register. Buitenlandse rechtspersonen met een hoofdvestiging buiten Nederland maar die wel vestigingen in Nederland hebben (‘branch offices’) moeten de UBO’s registreren in het land van oprichting.

Welke gegevens zijn openbaar?

Gegevens van een UBO die openbaar toegankelijk worden:

• voornaam en achternaam;
• geboortemaand en –jaar;
• nationaliteit;
• woonstaat;
• aard en omvang van het economische belang van de UBO. De exacte omvang van het belang zal niet inzichtelijk zijn en evenmin zullen geldbedragen in het UBO-register worden opgenomen. Er zal met categorale bandbreedtes worden gewerkt (25-50%, 50%-75% en 75%-100%.)

Het openbare deel van het UBO-register is alleen doorzoekbaar op naam van de onderneming of rechtspersoon. Zoeken op naam van de UBO is dus niet mogelijk.

Niet- openbare gegevens

•  BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
•  geboortedag;
•  geboorteland en –plaats;
•  woonadres;
•  Het afschrift van een geldig identiteitsbewijs;
•  Het afschrift van documentatie waarmee wordt onderbouwd waarom een persoon de status van UBO heeft en waarmee de aard en omvang van het door de UBO gehouden economische belang kan worden aangetoond.

De niet-openbare informatie moet wel worden ingeschreven en worden bijgehouden in Nederland en is slechts inzichtelijk voor een aantal (overheids-)instanties en financiële instellingen.

Voor het opvragen van gegevens uit het register zal een vergoeding verschuldigd zijn.

Privacy

Het UBO-register is openbaar toegankelijk. Iedereen kan (beperkt) de UBO-gegevens opzoeken in het Handelsregister. Door de koppeling van alle nationale UBO-registers zullen gegevens van UBO’s van in Nederland gevestigde rechtspersonen ook zichtbaar zijn voor buitenlandse geïnteresseerden.

Voor bescherming van de privacy en persoonlijke levenssfeer van de UBO’s zijn waarborgen ingesteld. Het register voldoet aan de eisen voor gegevensbescherming en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In uitzonderlijke omstandigheden kan een UBO de Kamer van Koophandel verzoeken de openbare gegevens geheel of gedeeltelijk af te laten schermen. De UBO dient in een dergelijk verzoek te vermelden dat blootstelling van de gegevens voor hem/haar leidt tot een onevenredig risico, een risico op fraude, chantage, ontvoering, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie of indien de UBO minderjarig of een andere vorm van wilsonbekwaam is. Gedurende de periode dat het verzoek tot afscherming in behandeling is zal de informatie niet openbaar toegankelijk zijn. De kansen dat een dergelijk beroep op afscherming zal slagen wordt vooralsnog als laag ingeschat,  gelet op de mate waarin gegevens thans reeds worden afgeschermd. 

De eventuele afscherming van de gegevens heeft daarbij beperkte werking. Instanties zoals het Openbaar Ministerie, de politie, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen te allen tijde wel alle gegevens inzien.

Recent is er bij de behandeling van het wetsvoorstel in de Tweede Kamer een amendement aangenomen om extra waarborgen in de toegang tot het UBO-register in te bouwen en zodoende de veiligheid en privacy van uiteindelijk belanghebbenden te vergroten.

Dit heeft concreet tot gevolg dat personen die inlichtingen willen opvragen uit het UBO-register zich vooraf dienen te identificeren. De KvK registreert de bij de identificatie gebruikte persoonsgegevens van de verzoeker en kan daarbij het Burgerservicenummer van verzoeker registreren. Bij eventueel misbruik van verkregen gegevens uit het register kan de KvK deze gegevens terughalen en zijn de betreffende gegevens  te gebruiken in een mogelijk strafrechtelijk onderzoek. Hiermee wordt een hogere drempel voor misbruik van het register, gecreëerd.

De UBO verkrijgt daarnaast de mogelijkheid om op verzoek inzicht te krijgen in het aantal keer dat zijn/haar gegevens zijn verstrekt, dit behoudens de verstrekkingen aan onder andere opsporingsinstanties.

Gevolgen niet registreren

Op overtreding van de verplichting tot het inschrijven en bijhouden van de gegevens van de UBO in het UBO-register staan diverse sancties. Zo kan het overtreden van de registratieplicht resulteren in een gevangenisstraf van ten hoogste zes maanden, een taakstraf of een geldboete oplopend tot
€ 20.750,-. Daarnaast kan de minister een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete opleggen.

Praktisch aandachtspunt

De geplande invoeringsdatum van 10 januari 2020 wordt niet gehaald. Het kabinet voorziet de invoering van de regeling thans voor het voorjaar van 2020. Vanaf datum invoering zal voor nieuw opgerichte registratieplichtigen de opgave van UBO-informatie gelijktijdig plaats vinden met de inschrijving in het handelsregister en is registratie van de UBO een voorwaarde voor het verstrekken van een KvK-nummer.

Voor bestaande ondernemingen is er een overgangsregeling opgenomen. De KvK gaat binnen de eerste 18 maanden na invoering gefaseerd alle registratieplichtigen aanschrijven met het verzoek om hun UBO te registreren.

Het verdient aanbeveling om vooruitlopend op de invoering van de regeling alvast te achterhalen wie de UBO’s zijn binnen uw onderneming en de gegevens betreffende de aanwezige UBO’s alvast in uw eigen administratie vast te leggen, zodat op het moment van invoering van de regeling de registratie bij het UBO-register vlot verloopt.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen over het UBO-register of over andere ondernemingsrechtelijke vraagstukken, neem dan vrijblijvend contact op met Jan-Berend Möller, Vince Ouwersloot of één van de andere leden van ons Ondernemingsrecht/M&A team.

[1] Richtlijn (EU) 2015/849 and 2018/843