Geen verplichting om stukken uit personeelsdossier te verwijderen

De kantonrechter te ’s-Gravenhage bevestigt dat een werkgever bevoegd is een personeelsdossier aan te leggen, bij te houden en de inhoud daarvan te bepalen. De werkgever wordt echter in die vrijheid beperkt door enerzijds de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en anderzijds het beginsel van goed werkgeverschap (artikel 7:611 BW). In voornoemde zaak staat de vraag centraal of werkgever gehouden is om bepaalde stukken (brieven en gespreksverslagen) die samenhangen met een eerder voorgevallen incident, op verzoek van werkneemster, uit haar personeelsdossier te verwijderen.

Feiten:
Werkneemster werkt sinds 1996 bij werkgever, een woonzorgcentrum, eerst als verpleegkundige, later als thuishulp voor zelfstandig wonende cliënten. Op 13 november 2008 is werkneemster aangesproken over het declareren van meer zorgminuten bij cliënten dan volgens de voor die cliënten geldende indicatie geoorloofd was. Hierop heeft werkgever aan werkneemster een officiële waarschuwing gegeven wegens fraude. Werkneemster heeft hiertegen schriftelijk bezwaar gemaakt. In een persoonlijk gesprek op 19 november 2008 heeft de werkgever bevestigd het woord fraude terug te nemen. In een brief die nadien is gevolgd heeft werkgever eveneens bevestigd dat zij het woord fraude terug heeft genomen, alsmede dat zij overgaat tot het intrekken van de officiële waarschuwing. De brief waarin de officiële waarschuwing is verstrekt heeft werkgever uit haar personeelsdossier verwijderd. Werkneemster wil echter dat werkgever ook alle andere stukken die betrekking hebben op de kwestie (brieven c.q. gespreksverslagen) uit haar personeelsdossier verwijdert. Werkgever heeft dit geweigerd. Werkneemster start daarom een procedure.

De kantonrechter oordeelt dat werkgever bevoegd is om een personeelsdossier aan te leggen en bij te houden. De werkgever bepaalt, anders dan werkneemster van oordeel is, wat hij van belang acht om toe te voegen aan de inhoud van het personeelsdossier. De vrijheid van de werkgever wordt echter beperkt door de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en goed werkgeverschap (ofwel 7:611 BW). Dit betekent dat een werknemer zich alleen tegen het toevoegen van bepaalde informatie in het personeelsdossier kan verzetten, als het toevoegen van die informatie of stukken aan zijn personeelsdossier in strijd is met de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens of in strijd is met de verplichting van goed werkgeverschap. In dit geval gaat het niet over de brief waarin de officiële waarschuwing is verstrekt en de daarin voorkomende aantijging van fraude door werkneemster, maar om de overige stukken die betrekking hebben op of verband houden met het voorgevallen incident (zoals gespreksverslagen en overige brieven). Volgens werkneemster zouden deze brieven c.q.  verslagen opgevat kunnen worden als onterechte aanmerkingen op haar functioneren.

De kantonrechter oordeelt dat werkgever er belang bij heeft om in het personeelsdossier van werkneemster vast te leggen al hetgeen van belang is om een goed beeld te hebben van het verloop van de arbeidsrelatie. In dat kader past dan ook dat de overige stukken samenhangend met dit incident door haar aan het personeelsdossier zijn toegevoegd. Zo wordt namelijk gewaarborgd dat vast ligt hoe het geschil is ontstaan, wat het onderwerp van het geschil was, wat het verloop van het geschil is geweest en wat de afloop daarvan was. Dit ook ter voorkoming van het feit dat naderhand allerlei onjuiste verhalen in de wereld komen en het lastig wordt om die verhalen te weerleggen. Ook werkneemster is zelf gebaat bij het opnemen van die overige stukken in haar personeelsdossier. Dat geldt te meer nu werkgever ook aan werkneemster heeft aangegeven (ter voorkoming van deze procedure) dat de uitgebreide schriftelijke reactie van werkneemster ook aan het personeelsdossier zal worden toegevoegd. De kantonrechter komt dan ook tot de conclusie dat werkgever niet in strijd handelt met het beginsel van goed werkgeverschap door de overige stukken die samenhangen met dit incident in het personeelsdossier te handhaven.

Bron: kantonrechter ‘s-Gravenhage d.d. 06/10/2010, JAR 2010/282.