Nieuwe Aanbestedingswet Blogpost (3): Wat te doen wanneer TenderNe…

20 maart 2016

Het aanbestedingsrecht zal ingrijpend veranderd worden. De herziene Europese aanbestedingsrichtlijnen voor overheidsopdrachten, speciale sectoropdrachten en de nieuw geïntroduceerde concessierichtlijn (Richtlijn 2014/24/EU; Richtlijn 2014/25/EU; Richtlijn 2014/23/EU) moesten uiterlijk 18 april 2016 omgezet worden in de nationale regelgeving. Helaas heeft Nederland daarvoor meer tijd nodig gehad dan vooraf werd ingeschat, en het kabinet mikt nu op de implementatiedatum van 1 juli 2016.

Het bijbehorende wetsvoorstel is momenteel in behandeling bij de Tweede Kamer (Kamerstukken II 2015-2016, 34 329). In deze blogserie besteedt BANNING Legal & Tax aandacht aan de belangrijkste wijzigingen. In deze bijdrage wordt er gefocust op storingen op TenderNed.

Volgens het wetsvoorstel tot aanpassing van de Aanbestedingswet, moet elke inschrijving elektronisch worden ingediend. Dit zal hoofdzakelijk met het systeem van TenderNed blijven gebeuren. In 2015 werden er namelijk al meer dan duizend aankondigingen via dit platform geplaatst. Slechts een beperkt aantal werd via andere platforms aangekondigd.

Wat de Minister van Economische Zaken betreft, vormt in Nederland de uploadsnelheid geen probleem meer. Het enige wat hierbij een rol kan spelen, is dat het laden van grotere bestanden wat meer tijd in beslag kan nemen dan gedacht. Alleen bij aanbestedingen waar zware bestanden moeten worden uitgewisseld, kunnen inschrijvers vertraging ondervinden.

Het probleem speelt vooral bij een afspraak omtrent het door de aanbestedende dienst geselecteerde elektronische platform. Dit is net vóór de deadline van de inschrijving een enorm risico. Helaas hebben inschrijvers daar geen enkele invloed op. Een keuze voor een ander systeem op zo’n laat moment is onmogelijk.

Inschrijvers zijn bij storingen vaak overgeleverd aan de gratie en welwillendheid van de aanbestedende dienst. Zo bepaalt Artikel 2.109(1) Aw voor zulke gevallen: “Indien door een storing van het elektronisch systeem waarvan gebruik wordt gemaakt voor de inschrijving, het indienen van de inschrijving op de uiterste datum onmogelijk is, kan na rapport daarvan aan de aanbestedende dienst de termijn verlengd worden, tenzij van de aanbestedende dienst gevraagd kan worden dat deze al kennis heeft van de inhoud van enige inschrijving”.

De praktijk toont aan dat storingen regelmatig voorkomen met systemen zoals TenderNed. Dus, aanbestedende diensten worden er jaarlijks vele malen mee geconfronteerd. Het aantal situaties waarin de aanbestedende dienst met een storing te maken krijgt en op andere wijze kiest voor flexibiliteit, bijvoorbeeld door een kleine overschrijding van de termijn door de vingers te zien, is waarschijnlijk veel hoger dan het kabinet schat.

En tot slot, blijft het onduidelijk in hoeveel gevallen de aanbestedende dienst zich bewust is van een storing, maar weigert om de termijn te verlengen (of dat niet meer mag omdat het al kennis heeft van één of meer inschrijvingen).

Om deze reden stelt de wetgever een aanvulling voor op de Aanbestedingswet 2012. In het nieuwe wetsvoorstel stelt de wetgever een aanvulling voor op de huidige regeling. Artikel 2.109a(1) Aw zal bepalen dat een inschrijving als tijdig wordt beschouwd indien de versleutelde waarde van de inschrijvingen voor en na de deadline volledig identiek zijn.

Dus, zelfs in situaties waarin er sprake is van een storing, moeten inschrijvers nog steeds zorgen dat ze hun inschrijving tijdig en volgens de afgesproken procedures indienen.

Voor inschrijvers is het belangrijk om enkele tips in acht te nemen. Zo is het van cruciaal belang dat ze op tijd beginnen met het indienen van hun inschrijving. En als er een storing is geconstateerd, stuur dan voor de deadline de versleutelde waarde van de inschrijving en een beschrijving van de objectieve berekening naar de aanbestedende dienst, gevolgd door de inschrijving zelf. Deze kan op elke wijze worden ingediend, maar wel binnen één werkdag na het verstrijken van de deadline.

En tot slot, is het belangrijk om te weten wat er in de aanbestedingsdocumenten is bepaald over storingen bij TenderNed of bij enig ander door de aanbestedende dienst geselecteerd elektronisch systeem.

Voor meer informatie over de nieuwe Aanbestedingswet 2012, kunt u vrijblijvend contact opnemen met onze gespecialiseerde advocaat Martijn Jongmans. Hij is bereikbaar via m.jongmans@www.banning.nl.