Is uw onderneming al klokkenluider-proof?

Op 1 maart jl. is het wetsvoorstel Huis voor Klokkenluiders (‘HvK’ ) aangenomen. De HvK zal vermoedelijk op 1 juli 2016 in werking treden. Het HvK wordt een zelfstandig bestuursorgaan (‘ZBO’), waar ambtenaren en werknemers terecht kunnen met meldingen over misstanden in de eigen organisatie. Het HvK kan vervolgens zelfstandig onderzoek verrichten en bemiddelen tussen werkgever en de klokkenluider. Eén van de meest belangrijke wijzigingen van deze wet is dat ondernemingen (zowel in de private als in de publieke sector) met meer dan 50 werknemers verplicht worden om een interne klokkenluidersregeling vast te stellen. De OR heeft daarbij instemmingsrecht. Het wetsvoorstel heeft ook tot gevolg dat de arbeidsrechtelijke positie van de klokkenluider meer beschermd wordt.

In de media zijn de afgelopen jaren verschillende voorbeelden van klokkenluiders naar voren gekomen.  Denk aan Ad Bos (bouwfraude), Gotlieb (wantoestanden bij de NZa) en wat verder van huis, Taylor (SBM Offshore). Niet altijd komen klokkenluiders daarbij even positief in het nieuws. Meldingen bleven soms uit omdat werknemers bang waren voor de gevolgen. De HvK beoogt hieraan tegemoet te komen en heeft expliciet tot doel de mogelijkheden tot het melden van een vermoeden van een misstand (met een maatschappelijk belang en gedaan ter goeder trouw) door werknemers te verbeteren en de melder te beschermen tegen benadeling. Dit laatste wordt overigens ruim uitgelegd: dit gaat van ontslagbescherming tot het onthouden van promotiekansen en alles daartussenin.

Uitgangspunt: eerst intern melden

Ondernemingen hebben er doorgaans belang bij dat misstanden eerst intern gemeld worden zodat deze zo snel mogelijk opgelost kunnen worden. Misstand kan ruim worden uitgelegd. In de wet HvK wordt misstand niet nader geconcretiseerd maar in de Modelregeling klokkenluiders voor werkgevers (zie hierna) worden verschillende vormen van misstanden genoemd. De Modelregeling sluit daarbij aan bij reeds bestaande modelregelingen, waaronder de modelregeling van Stichting van de Arbeid (STAR) en de modelregeling van de gezamenlijke Branche Organisaties Zorg (BOZ).

Verschillende ondernemingen (veelal beursgenoteerd) beschikken vaak al over een klokkenluidersregeling (al dan niet omdat de Code Tabaksblat dit ook voorschrijft). Klokkenluidersregelingen hebben voordelen voor werkgevers. Door vrij gedetailleerd te beschrijven wat een misstand is behoudt een werkgever de regie bij een eventuele misstand en is tevens voor de werknemer duidelijk in welke gevallen een schending van de geheimhoudingsplicht door de werknemer gerechtvaardigd is.

Ondanks de verplichting tot het opstellen van een klokkenluidersregeling is in het HvK geen sanctie opgenomen bij het uitblijven daarvan. Sancties kunnen er indirect wel zijn. Zo kan een werkgever  (ernstig) verwijtbaar handelen indien een klokkenluider wordt ontslagen ondanks dat deze handelt conform de interne meldregeling.

Privacy

Het HvK heeft ook gevolgen op het gebied van privacy. Het melden van misstanden gaat immers gepaard met de verwerking van persoonsgegevens. Al in 2006 heeft het College Bescherming Persoonsgegevens (nu: Autoriteit Persoonsgegevens) in samenwerking met de Artikel 29 Werkgroep (= het adviesorgaan van de Europese Commissie op privacy gebied waarin de privacy toezichthouders van de EU-lidstaten in zijn vertegenwoordigd) een opinie afgegeven hoe een klokkenluidersregeling zich verhoudt ten aanzien van het privacy aspect. Hoe dan ook geldt dat er een grondslag moet bestaan voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van een klokkenluidersregeling. Deze grondslag kan worden gevonden in de naleving van een wettelijke plicht (artikel 8 sub c Wet bescherming persoonsgegevens ‘ Wbp’ ) dan wel onder artikel 8 sub f Wbp. Op grond van dit laatste artikel mogen persoonsgegevens verwerkt worden als dit een gerechtvaardigd belang is van de onderneming (zoals het voorkomen van fraude en andere misstanden). In de Modelregeling klokkenluiders voor werkgevers (zie ook hierna) wordt geadviseerd om de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de interne meldregeling aan te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Modelregeling klokkenluiders voor werkgevers

Om ondernemingen behulpzaam te zijn bij het modelleren dan wel aanpassen van de bestaande klokkenluidersregeling heeft het Adviespunt Klokkenluiders een modelregeling voor werkgevers opgesteld. De belangrijkste onderdelen van de modelregeling zijn:

1. Mogelijkheid voor eigen werknemers om een interne melding te doen van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid;
2. Mogelijkheid voor werknemers van andere organisaties om een interne melding te doen van een vermoeden van een misstand bij de werkgever;
3. Bescherming van de melder tegen benadeling;
4. Bescherming van andere betrokkenen bij de interne meldregeling tegen benadeling;
5. Vertrouwelijke omgang met de identiteit van de melder;
6. Betrokkenheid van de melder bij de behandeling van de melding en het onderzoek;
7. Mogelijkheid tot het doen van een externe melding;
8. Mogelijkheid voor de melder om onderzoek te laten doen naar de wijze waarop binnen de organisatie met de melder is omgegaan;
9. Publicatie, rapportage en evaluatie.

De modelregeling is zeer uitgebreid en afhankelijk van de aard en omvang van de betreffende onderneming kan deze modelregeling in zijn geheel dan wel slechts op onderdelen worden overgenomen. Voor welke variant u ook kiest, uitgangspunt dient wel te zijn dat de klokkenluidersregeling (ook als u reeds beschikt over een klokkenluidersregeling) aan de eisen voldoet die de wet HvK aan een meldregeling stelt.

Meer weten?

Neem vrijblijvend contact op met Silvia Vinken en/of Debby Hermans: