Rechtspersoon heeft recht op inzage in e-mails van haar bestuurders en commissarissen

dinsdag, 7 januari 2014

In een recente uitspraak heeft de Rechtbank Amsterdam onder meer geoordeeld dat een vennootschap dient te kunnen beschikken over de door haar bestuurder en commissarissen gevoerde correspondentie in de uitoefening van hun functie en betrekking heeft op (de onderneming van) de vennootschap. 

In bedoelde procedure vorderde de naamloze vennootschap Fairstar Heavy Transport N.V. (“Fairstar”) inzage in e-mails die door een voormalig bestuurder en twee voormalige commissarissen zijn ontvangen en verstuurd vanuit een werkmail en vanuit een privémail. Het betreft e-mails die door hen zijn verstuurd of ontvangen terwijl zij in functie waren als bestuurder, respectievelijk commissaris van Fairstar en die betrekking hebben op Fairstar en de door haar gedreven onderneming.

Een dergelijke vordering tot afgifte van of inzage in bescheiden en documenten is op grond van artikel 843a Rv. slechts toewijsbaar wanneer de vennootschap een rechtmatig belang heeft bij die afgifte en wanneer het een rechtsbetrekking betreft waarbij zij partij is. Bovendien dienen de bescheiden voldoende bepaald te zijn, hetgeen inhoudt dat specifiek aangegeven moet worden welke bescheiden de eisende partij verlangt.

In casu oordeelde de rechtbank dat Fairstar een rechtmatig belang heeft bij de afgifte van de e-mails omdat een vennootschap dient te kunnen beschikken over de door haar bestuurders of commissarissen in de uitoefening van hun functie gevoerde correspondentie. De rechtbank nam daarbij als uitgangspunt dat alle naar of via het zakelijke domein van Fairstar verzonden e-mails in beginsel betrekking hebben op Fairstar en de aan haar verbonden onderneming en dat, indien dat niet het geval mocht zijn, het aan de bestuurder en commissarissen is om aan te geven dat en waarom bepaalde specifieke e-mails desondanks uitsluitend privé-aangelegenheden betreffen, zodat Fairstar bij inzage of afschrift daarvan geen rechtmatig belang heeft. Bovendien oordeelde de rechtbank dat Fairstar voldoende concreet heeft omschreven welke e-mails zij wilde inzien.

Dat geldt naar het oordeel van de rechtbank ook voor de e-mails verzonden vanuit een privémail, mits en voor zover die zijn ontvangen of verstuurd in reactie op of in samenhang met de werkmails en aldus deel uitmaken van één e-mail correspondentie waarvan in ieder geval één van de gewisselde e-mails is ontvangen via het zakelijk domein en is doorgestuurd aan de privémail of een van de gewisselde e-mails is verzonden via het zakelijk domein.

Rechtbank Amsterdam, 30 oktober 2013, gepubliceerd 3 december 2013 (Klik hier voor de betreffende uitspraak)