Nut en noodzaak van Corporate Data Management

dinsdag, 27 september 2016

Voor veel bedrijven die hun activiteiten ontplooien via verschillende (internationale) juridische entiteiten zijn opslag en beheer van corporate data een grote administratieve last. Bij corporate data moet u onder ander denken aan aandeelhoudersregisters, statuten, belastingaangiftes en (aandeelhouders)besluiten. Om het beheer en opslag van deze data te versimpelen zijn er de afgelopen jaren digitale systemen ontwikkeld, zogenoemde Corporate Data Management Systems (CDMS).  In een CDMS kunnen alle corporate data per entiteit op een overzichtelijke wijze worden opgeslagen, beheerd en ontsloten. Soms kennen CDMS ook een signaleringsfunctie. Deze functie geeft bij voorbeeld een waarschuwing wanneer de jaarrekening van een bepaalde entiteit moet worden gedeponeerd of wanneer de benoemingstermijn van een commissaris verstrijkt.

Aldus vormen CDMS een zeer goede tool voor ondernemingen om ‘in control’ te zijn en te voldoen aan alle compliance eisen die door de wetgever en andere regulerende instanties aan hen worden gesteld.

Een CDMS is echter niet alleen zeer handig voor het dagelijkse beheer van corporate data maar kan tevens een belangrijke rol spelen indien een onderneming (of een deel daarvan) onderwerp wordt van een acquisitie of indien een onderneming een belangrijke financiering wil aantrekken. In beide gevallen zal de overnemende partij c.q. de financierende bank heel veel informatie willen hebben over de corporate huishouding van de onderneming. Indien deze informatie via een CDMS snel, eenvoudig en compleet voorhanden is, levert dat niet alleen een professionele uitstraling op, maar zal dat tevens de doorlooptijd van een acquisitie,- of financieringsproces aanzienlijk verkorten. Dit levert kostenbesparingen op en is daarnaast, in situaties waarin het tijdpad zeer kritisch is, van cruciaal belang.

BANNING heeft in samenspraak met enkele van haar cliënten een CDMS ontwikkeld. Dit systeem is zeer gebruiksvriendelijk en combineert beheer en opslag van zowel vennootschapsrechtelijke als fiscale documenten. Daarenboven is het eenvoudig aan te passen aan uw specifieke wensen en kan aldus ook worden gebruikt voor het beheer van bijvoorbeeld de door uw onderneming gesloten overeenkomsten. Het BANNING CDMS is gebaseerd op een zogenaamde cloud-toepassing, zodat de opgeslagen data van verschillende locaties kunnen worden benaderd, terwijl de beveiliging en de privacy zijn gewaarborgd. Daarnaast beschikt ons CDMS over een handige tool om vanuit verschillende locaties met elkaar te communiceren terwijl men kijkt naar hetzelfde document.

Mocht u meer informatie willen over dit systeem of een demonstratie van de gebruiksmogelijkheden willen, neem dan vrijblijvend contact op met één van de genoemde contactpersonen.