Laptop ingeleverd bij einde dienstverband: mag de werkgever de e-mails doorzoeken?

De e-mailberichten van een werknemer vallen onder het recht op privacy. Bij controle van die e-mails dient daarom voldaan te worden aan de strenge privacyregelgeving. Dat geldt óók als de controle plaatsvindt nadat de werknemer uit dienst is getreden, zo besliste het hof Arnhem-Leeuwarden recent.

Feiten

De werknemer beschikt in het kader van zijn functie over een zakelijke laptop. Op basis van zijn arbeidsovereenkomst geldt een geheimhoudingsbeding. De werknemer is verplicht om informatie die hij over zijn werkgever en diens relaties te weten komt bij de uitoefening van zijn functie, geheim te houden. Per 1 februari 2011 treedt deze werknemer in dienst van een (concurrerend) bedrijf. De zakelijke laptop levert hij in, in de overtuiging dat hij die “gereinigd” heeft.

Tijdens een controle van de laptop nadien, ontdekt de werkgever dat de werknemer in januari 2011 viermaal (vertrouwelijke) e-mailcorrespondentie heeft doorgezonden naar een contactpersoon bij zijn nieuwe werkgever. De ex-werkgever start een procedure waarin (o.a.) betaling van een boete van € 10.000 wordt gevorderd wegens overtreding van het geheimhoudingsbeding.

De werknemer stelt dat de werkgever met het onderzoek in zijn laptop zijn privacy heeft geschonden. De kantonrechter volgt hem daarin. Volgens de kantonrechter had de werkgever, onder de omstandigheden van het geval, geen kennis mogen nemen van de e-mailberichten. De e-mailberichten die bij de controle zijn gevonden laat de kantonrechter bij de beoordeling van de vordering van de werkgever buiten beschouwing. In het arrest van 20 mei 2014 laat het hof Arnhem-Leeuwarden dit oordeel in stand.

Recht op privacy en controle e-mails na einde dienstverband

E-mailberichten van een werknemer op een zakelijke laptop vallen onder het recht op privacy. Dit recht is niet absoluut. Als de werkgever aan strenge voorwaarden voldoet, mag hij die e-mails wel controleren. In zijn arrest geeft het hof de volgende voorwaarden weer:

• De werknemer is ermee bekend of kan ermee bekend zijn, dat zijn e-mails kunnen worden gecontroleerd.
• De werkgever heeft bij de controle een gerechtvaardigd doel.
• Het ingezette middel (de controle) voldoet aan de eis van proportionaliteit. Dat wil zeggen: het middel moet noodzakelijk zijn om het doel waarvoor controle plaatsvindt te kunnen bereiken.
• Indien werknemer niet is geïnformeerd over de mogelijkheid van controle, dan moet volgens het hof sprake zijn van zodanige omstandigheden dat aan géén twijfel onderhevig is dat een gerechtvaardigd doel wordt gediend en dat aan de proportionaliteitseis wordt voldaan.

Door het hof Arnhem-Leeuwarden wordt geoordeeld dat deze strenge eisen ook gelden bij een controle op e-mailberichten die plaatsvindt nadat de werknemer uit dienst is getreden. Ook dan is immers sprake van het controleren en inzien van e-mailberichten door de werkgever of een derde.

Met het afgeven van de laptop bij einde dienstverband, heeft de werknemer zijn ex-werkgever volgens het hof niet de vrijheid gegeven om te beschikken over in die laptop eventueel nog aanwezige bestanden. Daarbij weegt het hof mee dat de werknemer dacht dat hij de laptop had “gereinigd”. Hij hoefde er dus geen rekening mee te houden dat zijn e-mailberichten zouden worden gecontroleerd. De werknemer had daar ook geen toestemming voor gegeven. Onder die omstandigheden mocht de werkgever geen kennis nemen van de e-mailberichten op de laptop, aldus het hof.

Tot slot: Hoewel dit niet uitdrukkelijk uit het arrest blijkt, is op de controle van e-mails van werknemers de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing. Daaruit vloeit onder meer voort dat (behalve aan de door het hof reeds genoemde voorwaarden) de werkgever voorafgaand aan de controle de doeleinden van de controle moet vaststellen, bij iedere controle een gerechtvaardigd belang moet hebben, de werknemers moet informeren over een mogelijke controle (bijvoorbeeld in een e-mail en internetprotocol) en de controle moet melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Bovendien dient bij iedere controle, behalve aan de eis van proportionaliteit ook aan de eis van subsidiariteit te worden voldaan. Dat wil zeggen: de werkgever moet gebruik maken van een wijze van controleren die zo min mogelijk inbreuk maakt op de privacy van de werknemer.