Kaders voor het vragen en verstrekken van referenties

woensdag, 18 december 2013

In een sollicitatietraject kan informatie over hoe de sollicitant bij vorige werkgevers functioneerde waardevol zijn. Door het recht op privacy van de sollicitant, mag echter niet alle informatie zomaar worden gevraagd door de potentiële werkgever of verstrekt door de oud werkgever. In dit artikel worden enkele kaders hiervoor geschetst. 

Juridisch kader

Het opvragen en verstrekken van referenties raakt het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant (recht op privacy). Dit recht is neergelegd in de Grondwet en diverse internationale verdragen. Het recht op privacy is echter niet absoluut. Indien sprake is van een gerechtvaardigd belang en voldaan wordt aan de eisen van subsidiariteit en proportionaliteit, kan een inbreuk op de privacy van de sollicitant geoorloofd zijn. Zo’n gerechtvaardigd belang kan gelegen zijn in het controleren van de geschiktheid van een sollicitant voor de vacature.

Indien u als werkgever de NVP-sollicitatiecode hanteert, bent u voorafgaand aan het inwinnen van een referentie verplicht de sollicitant daarvoor toestemming te vragen. Het College Bescherming Persoonsgegevens geeft op haar website eveneens aan dat u de sollicitant toestemming moet vragen voordat u een referentie inwint. Ook als u de NVP-sollicitatiecode niet hanteert, is het dus verstandig om toestemming te vragen voor het inwinnen van referenties.

 Referentie inwinnen

U mag alleen referenties inwinnen indien u niet op een andere, minder ingrijpende, wijze kunt controleren of de medewerker geschikt is voor de functie (subsidiariteitseis). Dat betekent dat u eerst de sollicitant dient te vragen naar zijn CV, werkervaring en dergelijke, voordat u referenties inwint om de door de sollicitant verstrekte informatie (en daarmee diens geschiktheid voor de vacature) te controleren. Als u referenties inwint mag de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant bovendien niet onevenredig zijn in verhouding tot het belang van de werkgever (het controleren van de geschiktheid van de sollicitant voor de functie). Dat is de proportionaliteitseis. Daarom mag u enkel vragen naar informatie die direct verband houdt met de vacature en daarbij niet meer vragen dan nodig is om de geschiktheid te beoordelen. U mag niet vragen naar informatie die voor de vacature niet relevant is. Denk aan vragen naar de thuissituatie van de sollicitant of diens ziekteverzuimgegevens.

Tip: U kunt in de tekst van de vacature opnemen dat de sollicitant door het opgeven van referenties aan u toestemming verleent om met deze referenties contact op te nemen.

Er kan aanleiding bestaan om de verkregen informatie met de sollicitant te bespreken. Dat zal bijvoorbeeld het geval zijn indien uit de referentie een geheel ander beeld naar voren komt dan de sollicitant had geschetst of als de referent aangeeft dat de sollicitant een bepaalde vaardigheid onvoldoende zou bezitten. In het kader van hoor en wederhoor is dan van belang dat u de sollicitant de kans geeft hierop te reageren.  

Referentie verstrekken

Indien u als oud-werkgever wordt benaderd om een referentie te verstrekken is het volgende van belang. U mag alleen informatie verstrekken die direct verband houdt met de functie of de manier waarop de sollicitant zijn functie heeft vervuld en u mag niet meer informatie geven dan noodzakelijk is. Als voormalig werkgever dient u aan de (potentiële) nieuwe werkgever een waarheidsgetrouw beeld van de sollicitant te verstrekken. U moet telkens een afweging maken tussen de belangen van de nieuwe werkgever bij een waarheidsgetrouw beeld en de belangen van de sollicitant. Daarbij dient u af te wegen of het noodzakelijk is om een bepaalde omstandigheid te melden. Een terughoudende opstelling is belangrijk. U zou namelijk onrechtmatig kunnen handelen door onnodigeinformatie te verstrekken, waardoor de sollicitant wordt afgewezen. De sollicitant zou dan met succes schadevergoeding van u als oud werkgever kunnen vorderen. 

Een voorbeeld hiervan is te vinden in een uitspraak van de kantonrechter te Utrecht (Kantonrechter Utrecht, 1 februari 2012). Daarin werd door een oud werkgever meegedeeld dat in het verleden een integriteitsonderzoek was gedaan naar de betreffende sollicitant. Dat uit dat onderzoek bleek dat de sollicitant geen verwijt kon worden gemaakt, had de oud werkgever er niet bij gezegd. Vanwege de mededeling over het onderzoek door de oud werkgever, kreeg de sollicitant de baan niet. De rechter achtte de mededeling over het onderzoek onnodig en concludeerde dat sprake was van onrechtmatig handelen door de oud werkgever. Deze laatste was aansprakelijk voor de door de sollicitant geleden schade.

Wordt u benaderd om een referentie te verstrekken, weegt u dan dus goed de belangen van de potentiële werkgever en de sollicitant tegen elkaar af. Verstrek een waarheidsgetrouw beeld, maar geef geen informatie die voor de betreffende vacature niet relevant is of waar niet om wordt gevraagd. Tot slot is het verstrekken van onjuiste informatie uit den boze en doet u er verstandig aan om niet op eigen initiatief contact te leggen met potentiële werkgevers en negatieve informatie over de medewerker te verstrekken. Ook dat kan als een onrechtmatige daad worden gekwalificeerd indien de medewerker daardoor niet wordt aangenomen (Kantonrechter Eindhoven, 24 maart 2005, JAR 2006/91).