Documenten afgeven bij einde dienstverband: ook de kopieën?

dinsdag, 30 augustus 2011

Vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Het is belangrijk om op voorhand duidelijk af te spreken hoe werknemers moeten omgaan met deze informatie en de documenten waarin deze voorkomt, zowel tijdens als na afloop van het dienstverband. Dat de formulering van dergelijke afspraken van groot belang is, blijkt uit de volgende uitspraak in kort geding van Hof Arnhem.

De feiten

Op basis van de arbeidsovereenkomst tussen partijen bleven alle e-mails en documenten eigendom van de werkgever en moest de werknemer deze bij einde dienstverband inleveren. De werknemer in kwestie, die als algemeen directeur over zeer vertrouwelijke bedrijfsinformatie beschikte, voldeed aan deze verplichting en leverde nadat hij had opgezegd (o.a.) zijn laptop in. De werkgever heeft Hoffman Bedrijfsrecherche deze laptop en de mailbox van de directeur laten onderzoeken. Uit dat onderzoek blijkt dat het zeer waarschijnlijk is dat de directeur bedrijfsinformatie van de werkgever uit zijn mailbox heeft verwijderd en dat het hoogstwaarschijnlijk is dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie van de werkgever is gelekt.

In kort geding vordert de werkgever vervolgens afgifte van alle e-mails en documenten van de werkgever, althans een afschrift daarvan, zonder dat de werknemer een kopie behoudt. De werkgever vordert daarnaast betaling van ruim € 50.000,-- in verband met de kosten van het onderzoek door Hoffman.

Vlak vóór het kort geding verstrekt de directeur aan zijn ex-werkgever een dvd met een kopie van zijn volledige mailbox. De directeur verstrekt dus een afschrift en voldoet daarmee, zo oordeelt het Hof, op voorhand aan een deel van het gevorderde.

In deze zaak draait het vervolgens in essentie om de vraag of de werknemer óók de back-up dvd (kopie van de originele mailbox) moet afgeven. De werkgever meent van wel en gaat ter onderbouwing daarvan voor tal van ankers liggen: een eigendomsrecht, de arbeidsovereenkomst en intellectuele eigendomsrechten. Maar zonder succes: zowel de voorzieningenrechter (eerste aanleg) als het Hof (hoger beroep) wijzen de vordering tot afgifte af. In de juridisch gezien vrij technische uitspraak licht het Hof toe waarom de werknemer de kopie niet hoeft af te geven. De belangrijkste onderdelen uit die uitspraak (eigendomsrecht, arbeidsovereenkomst, IE-rechten), licht ik er voor u uit.

Uitspraak Hof Arnhem (hoger beroep kort geding)

Eigendomsrecht, revindicatie
De werkgever stelt dat hij eigenaar is van de e-mails en documenten, zodat de werknemer deze aan hem moet afgeven. Het Hof oordeelt echter dat de vordering op deze grondslag niet kan slagen. Volgens het Hof is namelijk niet gesteld of gebleken dat de dvd (de gegevensdrager van de e-mails) eigendom is van de werkgever. Daarnaast oordeelt het Hof dat e-mails überhaupt niet vatbaar zijn voor een vordering tot afgifte (een zogeheten ‘revindicatie’). De mogelijkheid tot revindicatie is beperkt tot zaken. Volgens het Hof is een e-mail of document géén zaak, omdat niet wordt voldaan aan de wettelijke definitie van dat begrip. Een e-mail of document is volgens het Hof namelijk geen ‘voor menselijke beheersing vatbaar stoffelijk object’ (artikel 5:2 jo. 3:2 BW).

Arbeidsovereenkomst
De werkgever beroept zich voorts op de uit de arbeidsovereenkomst voortvloeiende eigendom van de documenten en de ‘inleverplicht’ daarvan bij einde dienstverband. Ook hiermee oogst de werkgever echter geen succes. Het Hof oordeelt nogmaals dat de dvd geen eigendom van de werkgever is. Ook het beroep op de ‘inleverplicht’ helpt de werkgever niet. Volgens het Hof blijkt uit de arbeidsovereenkomst onvoldoende dat deze verplichting om de documenten terug te geven óók ziet op kopieën van die documenten. Een dergelijke verplichting blijkt ook niet uit het ‘Handboek arbeidsvoorwaarden’ dat de werkgever hanteert.

IE-rechten
Tot slot wordt het beroep van de werkgever op schending van de Auteurswet afgewezen. Volgens het Hof kan niet worden vastgesteld dat op de Auteurswet een vordering tot afgifte van de dvd kan worden gebaseerd. De directeur stelt dat hij de mailbox alleen heeft verveelvoudigd en de back-up daarvan heeft bewaard voor het geval dat hij in de toekomst in een arbeidsconflict over zijn functioneren zou belanden. Doordat de directeur de e-mails en documenten dus niet openbaar heeft gemaakt, heeft hij hoe dan ook niet in strijd met de Auteurswet gehandeld. Over de vraag of de directeur bij zo’n arbeidsconflict de back-up mag gebruiken, hoefde het Hof niet te oordelen.

Vergoeding buitengerechtelijke kosten/schade
De werkgever ziet tot slot zijn vordering tot vergoeding van de kosten van het Hoffman-onderzoek stranden. Voor vergoeding van door werknemers veroorzaakte schade, is opzet of bewuste roekeloosheid vereist (zie artikel 7:661 BW). Het Hof wijst de vordering af omdat niet aannemelijk is geworden dat daarvan sprake was.  De vordering wordt eveneens afgewezen op de overige door de werkgever aangedragen grondslagen (onrechtmatige daad, wanprestatie en buitengerechtelijke kosten).

Conclusie

Uit deze recente uitspraak van Hof Arnhem blijkt dat het belangrijk is om in de arbeidsovereenkomst c.q. bedrijfsreglementen duidelijke en volledig geformuleerde afspraken op te nemen met betrekking tot hoe werknemers tijdens én na hun dienstverband moeten omgaan met vertrouwelijke bedrijfsinformatie en de documenten waarin die informatie voorkomt. Wilt u voorkomen dat een werknemer kopieën van documenten maakt en/of bewaart (al dan niet na einde dienstverband), dan zult u dat expliciet moeten verbieden. Ook een geheimhoudingsplicht ten aanzien van dit soort informatie, is aan te bevelen.

Hoe dan ook levert een vordering tot afgifte van digitale documenten zónder een kopie te behouden praktische problemen op. Enerzijds omdat revindicatie van digitale documenten (als die eigendom zijn van werkgever) niet zonder meer mogelijk is, zoals uit deze uitspraak blijkt. Anderzijds omdat het voor een werkgever in feite niet controleerbaar is of de werknemer die verplichting nakomt. Werkgevers die geen enkel risico willen nemen met hun vertrouwelijke bedrijfsinformatie, zouden daarom kunnen overwegen om technische maatregelen te treffen die de toegang of kopieerbaarheid van documenten beperkt. 

(Hof Arnhem (kort geding), 3 mei 2011, LJN BQ 5240)