Compliance voor het MKB

vrijdag, 21 maart 2014

Deze maand publiceerde MKB Nederland onderzoek, waaruit blijkt dat het Nederlandse bedrijfsleven nog steeds te kampen heeft met zware regeldruk. Met name voor het MKB kan de wens om te voldoen aan alle wet- en regelgeving, in de regel hoge kosten met zich meebrengen. Het is steeds de vraag hoe de compliance zo effectief en efficiënt te organiseren. Die vraag geldt in het bijzonder voor wet- en regelgeving die voor het MKB grote risico’s introduceren, zoals het Nederlandse en Europese mededingingsrecht.

Het Nederlandse en Europese mededingingsrecht – in het bijzonder het kartelrecht – grijpt steeds verder om zich heen. Dit blijkt niet alleen uit het aantal zaken dat behandeld wordt en het aantal sectoren dat onder het vergrootglas komt te liggen, maar ook uit het aantal gedragingen dat tot een kartelinbreuk kan leiden, met alle gevolgen van dien.

Om een voorbeeld te geven: de Nederlandse mededingingsautoriteit, de Autoriteit Consument en Markt, maakt recentelijk meer werk van marktpartijen die in het openbaarprijssignalen afgeven (bijvoorbeeld via interviews met leidinggevenden). Dat kan onder omstandigheden in kartelboetes resulteren, zowel voor het bedrijf als een feitelijk leidinggevende.

Een ander voorbeeld: leveranciers die met een afnemer onderhandelen over contractuele voorwaarden, en in de loop van zo’n commercieel gesprek te horen krijgen welke prijzen en voorwaarden concurrenten hanteren, kunnen onder omstandigheden verweten worden deel te nemen aan een hub-and-spoke kartel.

Het uitbreiden van het kartelverbod naar zulke gedragingen, die de meeste commerciële omstandigheden zeer gebruikelijk zijn, stelt compliance officers voor grote uitdagingen. Hoe moeten de eigen medewerkers voorgelicht en geïnstrueerd worden, als de grens tussen goed en fout zo vaag wordt, dat een doorsnee medewerker die niet meer aanvoelt?

Snel en efficiënt naar meer compliance

BANNING Advocaten krijgt regelmatig vragen van bedrijven, in het bijzonder van compliance officers, over de implementatie van effectieve training, preventie en interne procedures. Iedereen weet dat ‘zero risk’ niet bestaat, maar tegelijkertijd is het van belang dat het bedrijf en de individuele medewerkers geen onnodige risico’s lopen.

Onze ervaring is dat ook het MKB relatief snel een hoog niveau van compliance op het gebied van het mededingingsrecht kan behalen, en het interne risico op overtredingen van het kartelverbod kan minimaliseren, door slim gebruik te maken van beschikbare compliance tools. BANNING Advocaten stelt dit soort tools gratis ter beschikking. Ook andere partijen, zoals toezichthouders en de International Chamber of Commerce, stellen kosteloos richtsnoeren en praktische toolkits ter beschikking, die als leidraad kunnen dienen bij het invoeren en verstevigen van compliance.

ICC Antitrust Compliance Toolkits

Eén van de beschikbare toolkits is afkomstig van de ICC, ‘by business for business’. Kort samengevat geeft deze internationale toolkit, die is samengesteld in overleg met circa 30 internationale bedrijven en advocatenkantoren, een menu waaruit een bedrijf kan kiezen. Het menu begint met enkele stappen, die nuttig en nodig zijn voor bedrijven, zoals het MKB, die nog geen compliance programma hebben.

  • Ten eerste is het van belang een bepaalde cultuur te organiseren, met bijbehorend beleid. Dat veronderstelt niet alleen dat uw bedrijf onderkent dat er mededingingsrechtelijke risico’s spelen, maar ook dat er top-down aandacht voor deze risico’s komt (liefst gedragen door de raad van bestuur). Vervolgens is het noodzakelijk een passende mate van training, preventie en interne procedures te overwegen. Dit hangt af van de specifieke omstandigheden van uw bedrijf. Sommige sectoren zijn risicovoller dan andere. Grotere bedrijven moeten over het algemeen meer resources aan dit thema toewijden dan kleinere.
  • Ten tweede moet er een infrastructuur opgericht worden, met bijbehorende middelen. Het is aanbevelenswaardig om een ervaren en gerespecteerde collega verantwoordelijk te maken voor het toezicht op compliance. Deze persoon zou direct aan de hoogste management levels moeten rapporteren. Het bedrijf kan vervolgens nadenken over de vraag, in hoeverre het noodzakelijk is om externe specialisten in te schakelen, en voor welke stappen/onderdelen van het compliance programma.
  • Ten derde beveelt de ICC aan dat er een risico-identificatie en -beoordeling wordt gemaakt. Dit is lang niet altijd eenvoudig. Hoe kunnen, in het kader van het algemene risicomanagementbeleid, de mededingingsrechtelijke risico’s zuiver ingeschat worden? Welke checks and balances zijn nodig om deze risico’s te minimaliseren? Hoe verlopen de interne procedures? Welke mogelijkheden zijn er deze te verbeteren?
  • Ten vierde geeft de toolkit allerhande praktische tips voor het opbouwen van mededingingsrechtelijke know-how binnen uw bedrijf. Om het draagvlak voor compliance te vergroten, is het onze ervaring dat een op uw bedrijf toegesneden richtsnoeren het best werken. Deze geven in het bijzonder aandacht aan de behoeftes van uw bedrijf, in de specifieke context van de eigen marktomstandigheden. Aangezien compliance enkel kan werken bij de gratie van herhaling, wordt er in deze stap ook nagedacht over de beste manier om nieuwe en bestaande medewerkers te trainen en up-to-date te houden.

Naast deze eerste vier stappen, geeft de toolkit nog een hele reeks met vervolgstappen, die van dienst kunnen zijn bij het vormgeven van effectieve en efficiënte compliance. Daarmee is het in onze opvatting een nuttig instrument, ook voor het MKB. De moeite waard om door te nemen.